دور دوائر المؤسسة في عملية تخطيط نظم المعلومات The Role Organizational Departments in IS Planning
إن الإعداد لخطط نظم يختلف عن عملية التخطيط في الدوائر الأخرى، فمع أن هذه الخطط من مسؤولية دائرة نظم المعلومات، إلا أنه يمكن إعدادها دون مشاركة الدوائر الأخرى في المؤسسة؛ ذلك أن هذه النظم تعد لمساعدتهم في إنجاز أعمالهم. لذا، فإن عليهم التأكد من أن عملية تطوير النظم تناسب احتياجاتهم.
عند البدء بعملية التخطيط، يقوم مدير دائرة نظم في المؤسسة باستعراض الخطة الحالية و مقارنتها مع الإنجازات و تحديد المشكلات التي واجهت عملية تنفيذها، ثم يقوم بمحاورة مديري الدوائر لاأخرى للوصول معهم إلى أولويات المستخدمين و احتياجاتعم المتمثلة بتطوير النظم القائمة أو استحداث نظم أخرى، و ما يترتب على ذلك من تحديد احتياجات دائرته، مثل تدريب موظفيها، أو تعييت كادر جديد.
إن إدارة مشروع نظم المعلومات تتطلب إنجاز الأعمال من خلال الاعتماد على عدد من الأشخاص، و بما أن مدير المشروع لا يملك قوة كبيرة كافية لفرض رأيه، فإنه بلجأ إلى الاعتماد على انفوذ و الإقناع، لكي يدفع باتجاه إكمال مشروع النظام. ومن هؤلاء الأشخاص الذين يعتمد عليهم نجاح المشروع:
فهرس |
وهم أشخاص من الإدارة العليا لتلك المؤسسة و هم يدركون أهمية النظام في تطوير الأعمال في المؤسسة، و يكونون بمثابة الراعيين للنظام Sponsors، حيث يقومون بتوفير الموارد اللازمة للنظام مثل الموارد المالية، وتوجيه المستخدمين إلى أخذ دورهم في الإعداد للنظام.
وهم أشخاص من أقسام غير دائرة نظم المعلومات وهم يدركون أهمية النظام، فيكونون بمثابة نصراء Champions للنظام، و يبذلون جهدهم لجعل الآخرين مدركين لهذه الأهمية.
و تذم هذه اللجنة ممثلين عن مستخدمي النظم و أعضاء من دائرة IS، يقومون بالتأكد من أن النظم تعكس أولويات الأعمال.
إن إدارة المشروع تقوم باتخاذ القرارات المناسبة، وتحديد وجهة المشروع، والعمل كمركز وسطي لضبط الاتصالات بين الأطراف المختلفة، ولذلك يقوم مدير المشروع بتعزيز ثقة أعضاء الفريق بأن المشروع سوف يقود إلى نظام معلومات فعال.
1)تنسيق الأعمال مع فريق العمل و المعنيين خارج المؤسسة كالمستشارين و الموردين.
2)تسهيل عمليات الاتصال بين المعنيين في إنجاز المشروع.
3) التأكد من إحراز تقدم في الانجاز حسب الخطة، مما يؤدي إلى إكمال المشروع في الوقت المحدد.