من المهم جداً لكل مؤسسة تتعامل بنظم المعلومات التكنولوجية، أن تقوم بالتخطيط لبنائها، أو تطويرها، لأن ذلك يضمن لها التأكد من مدى فائدة النظام، ومدى الحاجة لتطويره.
يتطلب التخطيط لبناء أو تطوير نظم المعلومات التعرف إلى مستويين من التخطيط: التخطيط الإستراتيجي، والتخطيط على مستوى المشروع.
فهرس |
يتطلب التخطيط لنظم المعلومات بالمستوى الإستراتيجي، طرح عدة تساؤلات حول: أ)الأولويات العامة للمؤسسة.
ب)أهداف نظم المعلومات.
ج) المنحنى الفني والتنظيمي الذي سيتم استخدامه.
ويتولى هذا الشأن الأفراد في الإدارة العليا، حيث هم هناك الأكثر إلماماً بأهداف وأوضاع المؤسسة عامةً.
يكون الإهتمام فيه بـ:
أ) تحديد القدرات المطلوبة من كل نظام على حدة.
ب)تعيين الأفراد، وتحديد أدوارهم، ومسؤوليات وواجبات كل منهم، وتوقيت إنجاز كل مشروع حتى إنهائه. ويهتم بإنجاز ذلك المديرون في الإدارة الوسطى.
يجب أن يكون التخطيط لنظم المعلومات جزءاً متجانساً مع التخطيط المؤسسي العام للأعمال في المؤسسة، والذي يُعنى بتحديد غايات المؤسسة و أهدافها وأولياتها، وتطوير خطط العمل الكفيلة بتحقيق تلك الغايات و الأهداف. ويشكل تخطيط نظم المعلومات جزءاً من التخطيط العام للمؤسسة من أفراد ومعدات و برمجيات.
وعلى الرغم من أنه يتم إنتاج كل خطة من خطط المؤسسة من قبل متخصصين في دوائر مستقلة، فإن جميع الخطط يجب أن تدعم الاستراتيجية والأهداف نفسها. ومن هذا المنطلق، فإن التوجه إلى خطط نظم المعلومات يقتضي التركيز على مشاريع هذه النظم لدعم استراتيجيات المؤسسة وأهدافها.
تعد عملية التخطيط لنظم المعلومات مرحلة حرجة في حياة هذه النظم، وذلك لأن هذه المرحلة حيوية لنجاح أو فشل نظام المعلومات. وتبدأ بتحديد مدى الحاجة الفعلية للمؤسسة لهذا النظام، وهنا يتم اختبار ذلك من خلال عدة عوامل:
1)طبيعة المؤسسة الحديثة.
2) البيئتان القانونية والاجتماعية للمؤسسة.
3)التقدم التكنولوجي المستمر ضمن البيئة الخارجية.
4) الدور المتزايد للإدارة في إدارة أعمال المؤسسات.
ونعني بذلك مدى تفرع و تشابك الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وطوله، وهذا يجعل المؤسسة بحاجة لنظام مناسب، ليفي باحتياجاتها المعلوماتية.
إلى أي مدى تتكرر العمليات في المؤسسة، وهكذا تصبح بحاجة لنظم تساعدها على معالجة الحركات و تسجيلها بشكل أسرع وأكبر.
تعد المخاطر و الفرص من المؤثرات ذات المصدر الخارجي على عمل المؤسسات، وهنا على المؤسسة أت تتنبه للمخاطر التي قد تؤثر عليها، وفي حال تعرضها لخطر وشيك، عليها الإستعانة بنظام معلومات دقيق، حتى تضمن الحصول على معلومات صحيحة، تجنبّها أكبر قدر ممكن من أضرار المخاطر.
4)درجة اعتمادية العمليات
يجب أن يُتاح نظام معلومات يمكّن مختلف الأقسام من تبادل المعلومات بسرعة، وذلك في حال كانت العمليات التي تقوم بها أقسام هذه المؤسسة معتمدة على بعضها البعض.
يعتمد ذلك على حاجة المؤسسة إلى الوقت في اتخاذ القرارات، ومدى إمكانية الانتظار أثناء نقل المعلومات، ومثال ذلك مدى أهمية تحديث المعلومات باستمرار في شركات الطيران أثناء حجز المقاعد للعملاء.