التوجيه

التوجيه، هو أحد نشاطات العملية الإدارية في المؤسسات،وهو الثالث بالترتيب.

إن سلامة التوجيه تُـعد من أهم مهارات إدارةالوقت للوصول لتحقيق الأهداف. و قد أشار الخضيري على أن سلامة التوجيه ينبع من الوعي بالآخرين و ما لديهم و هو أساس التوجيه, و في الوقت ذاته فإن إدارة الوقت تحث على تطوير نظام التوجيه في المؤسسات ليصبح أكثر اعتماداً على التوجيه الذاتي للفرد في إطار المنظومة الجماعية معتمداً على المعلومات و ليس على السلطة و إذا كانت إدارة الوقت هي إدارة للموارد البشرية فإن التوجيه يهتم بالمورد البشري من خلال الارتقاء بمواهبه و قدراته(32-24). و من سلامة التوجيه أيضاً إرشاد العاملين إلى الاستخدام الأمثل للوقت في ذروة نشاطهم في الصباح الباكر و تعيين الأعمال الروتينية لوقت الظهيرة(ماريون26). لابد من التنويه كما قال الجريسي أنه لكي تتحقق أقصى فائدة من الوقت أثناء التوجيه, فانه يُفترض توافر قاعدة سليمة و مناخ اجتماعي في المنظمة, و لا يجب إطالة وقت التوجيهات حيث يكفي الاتصال الشفهي و الهاتـفي القصير لكي يتم تحقيق الهدف(65-66).

التوجيه هي الوظيفة الحديثة في إدارة الأعمال دورها خلق العمل البناء و المنظم في المشروع و إخراجه نطاق الوجود لهذا الغرض يعرف التوجيه على أنه: الحث المستمر من طرف الرئيس للمرؤوسين على طاعة الأوامر و تنفيذ الأعمال وهو عملية دفع العاملين للعمل برغبة و حماس . و تحقيقا لهذا الغرض يتضمن التوجيه عملية إصدار الأوامر و حث الأفراد المكلفين بتنفيذ الأوامر و إنجاز الأعمال. و يعرف أيضا إنها الوظيفة التي تختص بإرشاد المرؤوسين و ملاحظتهم أثناء أدائهم لأعمالهم و هي من مهمة الرئيس أو القائد باعتبار أن المرؤوسين يخضعون لإشرافه وعملية التوجيه هي وسيلة لبلغ أهداف التنظيمو تعتمد اساسا على إصدار الأوامر

إصدار الأوامر تلعب الأوامر دورا هاما عند توجيه المرؤوسين الأمر هو الذي يحرك النشاط أو يعدله أو يوقفه و يحب على الرؤساء أن يتفهمو جيدا معنى الأمر و إستخداماته و قيوده ،

و الأمر أداة توجيهية من الرئيس إلى المرؤوس ، بقصد القيام بعمل أو الإمتاع عن عمل في ظرف معين و هو يستلزم علاقة شخصية في الخط المباشر للرئاسة من الرئيس إلى المرؤوس و لا يمكن أن تكون هذه العلاقة بالعكس أي من المرؤوس إلى الرئيس .

تعريف التوجيه: تعتبر عملية التوجيه من الوظائف الإدارية التي يقوم بها المدير في المنظمة. ويمكن تعريف التوجيه بأنه:

عملية تنطوي على كل الأنشطة التي صممت لتشجيع المرؤوسين على العمل بكفاءة وفاعلية على كل من المدى القريب والبعيد. كما ينظر إليها على أنها مهمة مستمرة لصنع القرارات وتسجيلها في أوامر وتعليمات سواء كانت هذه الأوامر وتلك التعليمات عامة أو خاصة.

وتعتبر هذه العملية من الوظائف الصعبة ويرجع سبب صعوبتها إلى أن المدير يتعامل مع الناس وهم قوى مركبة يختلفون في شخصياتهم ولكل منهم أهدافه ودوافعه التي قد تتفق مع أهداف المنظمة أو قد تتعارض أحياناً معها. وهذا يتطلب من المدير أن يتفهم هذه القوى حتى يتمكن من توجيه تلك الجهود الإنسانية نحو تحقيق أهداف المنظمة.

والتوجيه هو جزء رئيسي من عملية القيادة، والتي تتطلب من الرئيس أن يقضى بعض الوقت مع الأفراد من أجل الاستماع والإنصات والملاحظة، ثم تقديم النصح والإرشاد والتعليمات اللازمة التي تيسر مواجهة المواقف الصعبة أثناء أدائهم لأعمالهم ويؤدى ذلك إلى ظهور صورة من الحماس وحب العمل وإجادته في نفس الوقت.

ما الداعي لوجود توجيه في ظل وجود تخطيط وتنظيم ورقابة؟ من الخطأ الاعتقاد أن ما يتم الاتفاق عليه ضمن عملية التخطيط سوف ينتقل تلقائيا –خلال الهيكل التنظيمي والأوامر والقواعد المنظمة للعمل- إلى العاملين كي ينفذوه بنفس الفهم والكفاءة المطلوبة, لذلك فان التوجيه يقوم بترجمة وتبسيط وتسهيل ما يراه المخططون إلى المنفذين بما يجعلهم قادرين على أداء العمل المطلوب منهم بالصورة التي توقعها المخططين.

أسباب التوجيه: عندما يقوم الموجه في العمل بمراقبة أعضاء الفريق, فانه يعمل على مساعدتهم على مساعدة أنفسهم، فهو يقوم بالآتي: • يسهل التوجيه من مهمة المرؤوسين في استثمار وتوظيف أفضل ما لديهم من إمكانيات شخصية وفنية. • يوفر التوجيه اتصال مباشر بوظائف المرؤوسين ويساعد على تلبية احتياجاتهم بالشعور بالرضاء عن أعمالهم عندما يحققون المستوى المطلوب للجودة. • يتيح التوجيه الفرصة للمرؤوسين للتغلب عل نقاط ضعفهم في الأداء وما يواجههم من مشكلات في العمل من خلال التوجيه الدائم الذي يقوم به المدير أثناء متابعة الأداء مما يساعدهم على أداء وظائفهم على نحو أفضل. • يستخدم التوجيه والإرشاد كثيرا كوسيلة للنهوض سريعا بالمستخدمين الجدد في وقت قصير وذلك بالإلمام بالمعارف والمهارات والاتجاهات التي يعلمها أعضاء الفرق المكونة حديثا ويكون هذا النوع ملازما ومصاحبا للتدريب المهني. • إرشاد المرؤوسين أثناء تنفيذهم للأعمال ضماناً لعدم الانحراف عن تحقيق الأهداف للمنظمة. • والتوجيه في الوقت ذاته, يشمل التدريب بطريقة غير مباشرة فنجد مثلاً أن المدير أو رئيس القسم حينما يقوم بتوجيه العاملين معه لتصحيح الأداء فهو بذلك يدربهم ويساعد على تنمية مهاراتهم.

متطلبات التوجيه: الاتصال: نرى أن عملية التوجيه مرتبطة بالاتصال فالتوجيه يتم من المدير – القائد – إلى المرؤوسين في المنظمة والاتصال بهم لتوجيه جهودهم نحو أهداف المنظمة.

المعلومات: التوجيه السليم يتطلب توافر المعلومات اللازمة عن الأداء الفعلي لكل العاملين وقياس ذلك الأداء بالعمل الذى سبق التخطيط له لمعرفة مقدار الانحراف عن الخطة ثم توجيه الأفراد إلى الالتزام بالأداء وفقاً للخطط والبرامج الموضوعة مسبقاً.

عناصر التوجيه الفعال

• لا تصدر توجيهات أو أوامر إلا عند الضرورة. • احرص أن تحدد بدقة من سيقوم بالعمل ومتى وأين وكيف. • تابع تنفيذ الأمر بعد إصداره. • كن واضحاً في توجيهاتك وأطلب من المرؤوس شرح ما يفعله وكيف. • تحدث مباشرة مع الشخص المسئول ودون وسيط. • وضح الهدف من التوجيه. • لا توجه العامل أمام الآخرين. • شجع من التزم بالتوجيه وأعط فرصة لمن لم يحتاج إلى تطوير أدائه طالما أنه يحدث بغير قصد. • أختار الألفاظ المناسبة والواضحة والمحددة. • اختار المكان المناسب للتوجيه.